Raus aus der Meeting-Falle

oder: wie effizientere Meetings zu mehr Produktivität und weniger Stress führen.

Kennen Sie das: Sie hetzen von einem Meeting zum nächsten und kommen gar nicht mehr richtig zum Arbeiten. Und abends schauen Sie auf Ihren Schreibtisch oder Posteingang, vollgefüllt mit der liegengebliebenen Arbeit des Tages und dem Gefühl, heute mal wieder gar nichts geschafft zu haben?

Oder Sie fragen sich am Ende vieler Meetings, welchen Beitrag Sie hatten und warum Sie überhaupt teilgenommen haben? Dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft.

Laut einer Umfrage beurteilen 47% der Teilnehmer, also knapp die Hälfte Ihre Meetings als „unnötig“. Ebenso leidet die Hälfte der Beschäftigten unter Ermüdung durch virtuelle Konferenzen, der sogenannten „Zoom-Fatigue“.
Eine Studie von TimeInvest aus dem Jahr 2020 beziffert die jährlichen Kosten für irrelevante Meetings je Mitarbeiter auf 5.700 EUR. Das entspricht 5-10% der Personalkosten eines Unternehmens.

Deswegen ist eine effiziente Meeting Kultur nicht nur eine Frage der Höflichkeit und des Anstands, sondern ein wesentlicher Treiber der Performance des gesamten Unternehmens.

Hier sind unsere Dos and Don’ts für eine positive Meeting Kultur, insbesondere auch in online Meetings

Unsere TOP-6 Wege aus der Meeting Falle:

  1. VORBEREITUNG: Bereiten Sie Ihre Meetings gut vor. Meetings benötigen eine Moderation. Effektivität und Ergebnis sind davon abhängig. Versenden Sie bereits in der Einladung alle Unterlagen und die Agenda an die Teilnehmer und fordern Sie sie auf, vorbereitet in das Meeting zu kommen.
  2. PÜNTKLICHKEIT: Starten Sie Meetings um 5 oder 10 Minuten nach der vollen Stunde, dann haben alle Zeit den Kopf aus dem letzten Meeting freizubekommen und pünktlich zu erscheinen. Warten Sie nicht auf verspätete Teilnehmer.
  3. ABSICHT & ZIEL: Beginnen Sie jedes Meeting mit einem Check-In und einer klar kommunizierten Absicht & Ziel des anstehenden Meetings. Seien Sie aufmerksam und vermeiden Sie Ablenkungen während der Meetings.
  4. ERGEBNISSE: Achten Sie auf konkrete Ergebnisse und Entscheidungen im Meeting. Halten Sie diese schriftlich fest, zum Beispiel in Form eines Aktionsplans anstelle eines Meeting-Protokolls.
  5. MEETING-FREIE ZEITEN: Führen Sie Meeting-freie Zeiten oder sogar Tage (z.B. Freitag) ein. Damit Sie mehr Zeit für Ihre wichtigen Themen bekommen.
  6. REDUZIERUNG DER MEETINGS: Reduzieren Sie Ihre Meetings im Allgemeinen um 10-20%. Streichen Sie lange Status-Meeting rigoros aus Ihrem Kalender. Das geht heute über Kollobarations-Tools wesentlich effektiver. Da die Hälfte Ihrer Meetings laut der Umfrage oben sowieso unnötig sind, bedeutet das konkret, mindestens eines, besser zwei Ihrer nächsten zehn Meetings abzusagen. Sie werden das „richtige“ Meeting finden!

6 Gründe ein Meeting abzuhalten

Tipp: Wenn keiner davon erfüllt wird, nehmen Sie am Meeting nicht teil.

Fazit

Durch die immer weiter steigende Komplexität und Geschwindigkeit in der Arbeitswelt werden Ideen, Lösungen und Entscheidungen immer mehr im Team generiert, deshalb sind Meetings weiterhin unverzichtbar. Sie müssen nur effektiver werden.
Als Moderator/in sitzen Sie im Driver Seat. Nehmen Sie diesen bewusst und mit Freude wahr. Und auch als Teilnehmer eines Meetings sind Sie nicht zur Passivität verdammt. Tragen Sie in beiden Rollen aktiv zu einer verbesserten Meeting-Kultur bei.

Nehmen Sie diesen Beitrag gerne auf die Agenda in Ihrem nächsten Meeting.

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Hinweis: Dieser Blogbeitrag stellt allgemeine Informationen dar und ist nicht als spezifische Beratung für individuelle Situationen gedacht. Für professionelle Ratschläge im Arbeitsumfeld sollte immer ein erfahrener Coach oder Berater konsultiert werden.